===== CADASTRAR DOCUMENTO ===== A opção “Cadastrar Documento” pode ser encontrada de duas maneiras: - Através do Painel Administrativo; e - Através do Painel de Módulos. {{ :caddoc_1_.png?nolink |}} {{ :caddoc_2_.png?nolink |}} Para acessar pelo Painel Administrativo, o usuário deve clicar em “Processos”, depois em “Documentos”, e logo em seguida em “Cadastrar Documento”, como é mostrado a seguir. {{ :caddoc_3_.png?nolink |}} Ou no Painel de Módulos, clique em “Protocolo”, logo em seguida, clique na aba “Documentos” e enfim na opção “Cadastrar Documento”, como é mostrado a seguir. {{ :caddoc_4_.png?nolink |}} Ao clicar na opção “Cadastrar Documento” irá aparecer os seguintes campos, os quais o usuário deve preencher: {{ :caddoc_5_.png?nolink |}} Lembrando que todos os campos que estão sinalizados com o asterisco (“*”) devem ser preenchidos. * **ORIGEM DO DOCUMENTO***: Todo documento a ser cadastrado no SigUEMA deve ser do tipo “Interno”, porque o tipo externo é usado por um sistema específico do Governo. * **DOCUMENTO (IDENTIFICADOR/ANO)**: O criador do documento pode colocar, nesse campo, números ou palavras que ajudem na identificação do documento. * **TIPO DE DOCUMENTO***: O documento pode assumir vários tipos e o usuário deve selecionar o tipo de documento desejado. Como “Ata” e “Atestado Médico”. * **ASSUNTO DETALHADO**: O criador do documento pode especificar o que o documento está tratando. * **DATA DO DOCUMENTO***: Data na qual o documento foi criado. * **NATUREZA DO DOCUMENTO***: O documento pode assumir dois tipos: * ''**OSTENSIVO** – acesso irrestrito;'' * ''**SIGILOSO** – acesso restrito.'' * **GRAU DE SIGILO***(Essa opção só aparece quando a natureza é sigilosa): Tem três opções: * **''CONFIDENCIAL''** – todo mundo da unidade consegue acessar, no entanto os de outras não conseguem; * **''SECRETO''** – algumas pessoas da unidade e interessados conseguem acessar; * **''ULTRA-SECRETO''** – apenas os interessados conseguem acessar o documento. * **NÚMERO DE FOLHAS***: Campo para especificar o número de folhas que o documento anexado possui. * **OBSERVAÇÕES**: Campo para adicionar comentários sobre o documento. Depois que todos os campos estiverem preenchidos, deve-se clicar no botão “Continuar>>”. No campo “Documento” pode ser inserido algum tipo de informação que facilita a identificação do documento, podendo ser palavras ou números. E logo em seguida o mesmo deve escolher em uma lista o tipo de documento que deseja inserir no sistema. Por exemplo, é inserido o tipo “Ata”. {{ :caddoc_6_.png?nolink |}} No campo “Assunto Detalhado” pode ser inserido informações detalhadas sobre o documento. Lembrando que este não é um campo obrigatório, portanto o usuário deve escolher se deseja ou não inserir. O usuário deve então inserir a data que o documento foi criado, para isso o mesmo deve clicar no ícone indicado pela seta. Logo em seguida deve selecionar a data. {{ :caddoc_7_.png?nolink |}} No campo “Natureza do Documento, o usuário deve selecionar qual é a natureza do documento. Por exemplo, está sendo inserido a natureza “Sigiloso”. O tipo “Sigiloso” faz com que surja um novo campo o “Grau de Sigilo”. Como exemplo, está sendo inserido a opção “Confidencial”. {{ :caddoc_8_.png?nolink |}} {{ ::esa.png?nolink |}} Agora deve ser inserido a quantidade de folhas que esse documento inserido terá no campo “Número de Folhas”. O usuário pode também inserir alguma observação, caso desejar. Se o mesmo tiver terminado o preenchimento, deve então clicar no botão “Continuar” {{ :caddoc_9_.png?nolink |}} Caso o usuário deseje anexar (adicionar) algum arquivo, pode ser feito nessa tela. Os campos para preenchimento são: * **NOME DO ARQUIVO**: esse não é um campo obrigatório, no entanto o usuário pode adicionar esse informação facilitando a identificação do arquivo. * **DESCRIÇÃO**: assim como o campo anterior, esse não é obrigatório, mas quando preenchido, facilita na identificação do mesmo. {{ :caddoc_10_.png?nolink |}} O usuário pode primeiro inserir o nome do Arquivo e logo inserir uma descrição do mesmo. Essas informações, como foi dito anteriormente ajuda na identificação do arquivo anexado. {{ :caddoc_11_.png?nolink |}} Logo em seguida o usuário deve clicar no botão “Escolher Arquivo”, escolhe os arquivos no computador e clicar em “Anexar” e então será mostrada a seguinte mensagem de confirmação. {{ ::scsss.png?nolink |}} Nessa página pode ser adicionado mais de um arquivo do documento e podendo ser feito da mesma forma que o primeiro que foi inserido. E será mostrada uma lista de arquivos anexados ao documento e nela constará o documento anexado pelo usuário, mostrando os detalhes como “Nome do Arquivo ”, “Descrição” e o “Arquivo”. {{ :caddoc_12_.png?nolink |}} Se todos os arquivos desejados estiverem anexados este deve clicar em “Continuar>>”. O próximo passo é inserir os dados dos interessados nesse Documento. O usuário pode escolher entre servidor, aluno, credor, unidade e outros. {{ :caddoc_13_.png?nolink |}} Pode ser adicionado mais de um interessado, para isso o mesmo deve selecionar a categoria do interessado (indicado pela seta) e digitar o nome, lembrando que este pode ser pesquisado adicionando três sinais de porcentagem (“%%%”), fazendo assim com que uma lista de nomes apareça. Sempre que o usuário deve clicar no botão “Inserir”. Caso o mesmo tente continuar sem clicar em inserir vai dar um erro, pois o campo é obrigatório. Após adicionar o interessado a seguinte mensagem de confirmação será mostrada: {{ ::f12.png?nolink |}} E logo em baixo irá aparecer a lista de interessados no documento que você adicionou. {{ :caddoc_14_.png?nolink |}} Caso o usuário queira que o sistema envie uma mensagem para os interessados a cada movimentação do documento, o usuário deve clicar na caixa de seleção (indicada pela seta), ou então clica no botão “Continuar>>”. Agora o usuário deve adicionar a unidade para qual deseja enviar. Para isso este, primeiro, deve escolher a “Unidade de Origem” como a própria unidade em que este trabalha (indicado pela seta). {{ :caddoc_15_.png?nolink |}} E logo em seguida deve-se selecionar a “Unidade de Destino”. Clicando no sinal “+” (indicado pela seta) ao lado de Universidade Estadual do Maranhão. Esse vai mostrar todas as unidades (departamentos ou setores) que pode enviar esse documento. {{ :caddoc_16_.png?nolink |}} A adição da Unidade de origem pode ser feita de duas formas. - Digitando o nome da Unidade na caixa de texto (indicado pela seta). - Ou clicando diretamente na Unidade da lista. {{ :caddoc_17_.png?nolink |}} Logo em seguida deve-se adicionar o “Tempo Esperado na Unidade de Destino”, que a UEMA adotou como 15 dias. E em seguida o usuário deve decidir se deseja ou não informar um Despacho, se este desejar deve clicar na caixa de seleção (indicada pela seta) ou então clicar em continuar. {{ :caddoc_18_.png?nolink |}} {{ :caddoc_19_.png?nolink |}} Nessa tela o usuário deve incluir dados sobre o despacho, como: __TIPO DE DESPACHO__: pode assumir 4 tipos: * Decisório: dá solução ao que foi submetido à autoridade e põe termo à questão; * Ordinatório: apenas dá andamento ao documento; * Interlocutório: não resolve a questão e transfere-a a autoridade hierarquicamente superior ou de outra unidade da repartição; * Saneador: resolve falhas encontradas no andamento do processo. __PARECER__: * Favorável * Desfavorável __PÚBLICO__: determina se o despacho será visível por todas as unidades ou somente pela unidade em que tramita. __FORMA DE DESPACHO__: indica se o despacho será informado manualmente (Informar Despacho) ou por via de um arquivo anexado referente a ele (Anexar Arquivo). O usuário deve preencher todos os campos dessa tela de cadastro, pois todos eles possuem um asterisco (“*”), indicando assim a obrigatoriedade de preenchimento. Para tipo de Despacho o usuário deve clicar na caixa de seleção (indicada pela seta) e selecionar o tipo de despacho pretendido. Para exemplificar foi selecionado o tipo Decisório. {{ :caddoc_20_.png?nolink |}} Agora, o mesmo deve selecionar o Parecer do despacho, clicando nos ícones indicados pelas setas. {{ :caddoc_21_.png?nolink |}} Deve-se selecionar o nome do servidor responsável pelo Despacho. {{ :caddoc_22_.png?nolink |}} {{ :caddoc_23_.png?nolink |}} O mesmo deve selecionar a forma do despacho clicando nos ícones indicados pelas setas. Lembrando, se usuário quiser digitar o despacho na caixa de texto, este deve selecionar “Informar Despacho” e caso queira apenas adicionar o arquivo, clica em “Anexar Arquivo”. {{ :caddoc_24_.png?nolink |}} Se o usuário tiver clicado em “Informar Despacho” a seguinte caixa de texto será mostrada, devendo então ser preenchida com as informações sobre o despacho, clicando na mesma, conforme indicado pela seta. Caso tenha algum arquivo que queira adicionar a esse despacho, deve-se clicar no botão “Escolher Arquivo” e selecionar o arquivo. Caso o usuário queira pré-visualizar esse despacho, deve clicar no botão “Pré-Visualizar” indicado em vermelho. {{ :caddoc_25_.png?nolink |}} Quando o botão de “Pré-Visualizar” é clicado a seguinte tela aparece, mostrando todos as informações preenchidas. {{ :caddoc_26_.png?nolink |}} Depois de preenchido todos os campos obrigatórios, o usuário deve clicar em cadastrar, conforme indicado em vermelho na imagem abaixo. {{ :caddoc_27_.png?nolink |}} Logo em seguida, vai aparecer uma tela para confirmar os dados preenchidos previamente, caso tenha algum dado incorreto o usuário deve clicar em “<