CADASTRAR PROCESSO

Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de um novo processo no sistema da Instituição. Um processo é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressos por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas.

A opção “Cadastrar Processo ” pode ser encontrada de duas formas:

1. Através do Painel Administrativo;
2. Através do Painel de módulos.

1 - Painel Administrativo: Para acessar pelo Painel Administrativo, o usuário deve clicar em “Protocolo”, depois em “Processos” e em seguida clicar em “Cadastrar Processos”, como mostrado na imagem a seguir:

2 - Painel de Módulos: Para acessar pelo Painel de Módulos, o usuário deve clicar em “Módulos” e em seguida “Protocolo”, depois na aba “Processo”, e por fim “Cadastrar Processos”, como mostrado a seguir:

Esta é a página inicial de Cadastro de processo:

Para cadastrar processos, primeiramente, deve-se escolher:

- “Origem do Processo”: entretanto, o SiGUEMA vai trabalhar somente com “Processos Internos”;

- “O Tipo do Processo”: É interessante destacar que após inserir as primeiras letras da informação desejada, o sistema apresentará uma lista com as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la. Após a seleção do Tipo do Processo desejado, o sistema automaticamente exibirá o campo Assunto do Processo já preenchido com o assunto associado ao tipo de processo escolhido;

- “Suporte” existe dois tipos:
1 - Físico: referente a processos que existem, também, em papel;
2 - Digital: referente a processos que não existem em papel.

- “Natureza do processo” existe dois tipos:
1 - Ostensivo: que são processos públicos;
2 - Sigiloso: que tem acesso restrito e por sua vez possui três tipos:

1. Confidencial: unidade (setor) + interessados no processo;
2. Secreto: algumas pessoas da unidade + interessados;
3. Ultrassecreto: somente os interessados.

Depois de todos os campos com asterisco () serem preenchidos, deve-se clicar em no fim da página.
Em seguida você será encaminhado para a página de “Documentos do Processo”:

Na página de Documentos do processo você irá cadastrar os documentos que serão inseridos no processo.

- “Data”: deve-se colocar a data em que o documento foi criado, ou seja, se o documento já existe em meio físico (papel) e foi criado em uma data anterior ao dia em que se está inserindo-o no processo, deve-se colocar a data da criação do documento em meio físico e não a data no qual se está incluindo o documento no processo.

- “Unidade de Origem”: deve-se colocar a unidade (setor) da pessoa que está criando o processo.

Depois de todos os campos com asterisco () serem preenchidos, deve-se clicar em no fim da página.

Depois de clicar em “Inserir documento” aparecerá no início da página uma mensagem de confirmação informando que o documento foi inserido, como mostra a imagem abaixo:

Logo depois, o documento aparecerá em uma lista no fim da página (como mostrado abaixo). Em seguida, deve-se selecionar os documentos inseridos e clicar em “criar volume” para que o volume (pasta), que conterá os documentos, seja criado.

Depois de clicar em “criar volume”, aparecerá uma mensagem confirmando a criação do volume, como mostra a seguinte imagem:

No fim da página aparecerá o volume criado e seus respectivos documentos. Se você quiser excluir o volume criado, pode-se excluí-lo clicando no ao lado direito do volume. Se estiver tudo certo, deve-se clicar no botão no fim da página, como mostrado na imagem abaixo:

Você será redirecionado para seguinte página:

Nesta página serão inseridos os interessados no processo. Primeiro deve-se escolher a “Categoria” e logo depois adicionar o interessado de acordo com a categoria escolhida. Depois que todos os campos com asterisco () sejam preenchidos, clique em no fim da página.

Após clicar em Inserir, a seguinte mensagem aparecerá no início da tela:

No fim da página irá aparecer uma lista com os interessados que foram inseridos. Se você tiver inserido algum interessado errado, pode-se excluí-lo clicando em ; Por fim, clique em para prosseguir com o cadastro do processo, conforme mostrado abaixo:

Após clicar em Continuar, você deve ser redirecionado a seguinte tela:

Nesta página pode-se anexar algum arquivo, caso tenha-se esquecido de adicioná-lo na página de documentos. Depois de escolher o(s) arquivo(s) deve-se clicar em . Logo depois, o arquivo aparecerá em uma lista no fim da página, como mostrado na imagem abaixo, se estiver tudo certo pode-se clicar em .

Após clicar em Continuar, você será redirecionado a página de Movimentação Inicial do Processo, na qual deve-se colocar o primeiro setor onde será enviado o processo.Lembrando que todos os campos que possuírem o asterisco () devem ser preenchidos.

No campo Tempo Esperado na Unidade de Destino deve-se colocar 15, pois a UEMA adotou como padrão máximo 15 dias. Já a informação do despacho é opcional. Quando você clica em “sim” no campo “Informar Despacho” a seguinte tela aparecerá:

Nessa tela o usuário deve incluir dados sobre o despacho, como:

- “Tipo de Despacho” existe quatro tipos:
1 - Decisório: dá solução ao que foi submetido à autoridade e põe termo à questão;
2 - Ordinatório: apenas dá andamento ao documento.
3 - Interlocutório: não resolve a questão e transfere-a a autoridade hierarquicamente superior ou de outra unidade da repartição;
4 - Saneador: resolve falhas encontradas no andamento do processo.

- “Parecer” existe dois tipos:
1 - Favorável
2 - Desfavorável

- “Público”: determina se o despacho será visível por todas as unidades ou somente pela unidade em que tramita.

- “Forma de Despacho”: indica se o despacho será informado manualmente (Informar Despacho) ou por via de um arquivo anexado referente a ele (Anexar Arquivo).

Para tipo de Despacho o usuário deve clicar na caixa de seleção (como indicado pela seta na imagem abaixo) e selecionar o tipo de despacho pretendido. Como exemplo, foi selecionado o tipo “Decisório”.

Agora, o mesmo deve selecionar o “Parecer” do despacho, clicando nos ícones indicados pelas setas.

O usuário deve, agora, estabelecer se este despacho é público ou não clicando nas ícones indicados pelas setas, conforme mostrado abaixo:

O mesmo deve selecionar a “Forma do Despacho” clicando nos ícones indicados pelas setas. Lembrando: se usuário quiser digitar o despacho na caixa de texto, este deve selecionar “Informar Despacho” e caso queira apenas adicionar o arquivo, clica-se em “Anexar Arquivo”.

Se o usuário tiver clicado em “Informar Despacho” a seguinte caixa de texto deve ser preenchida com as informações sobre o despacho, clicando na mesma, conforme indicado na figura abaixo:

Caso tenha algum arquivo que queira adicionar a esse despacho, deve-se clicar no botão e selecionar o arquivo. Caso o usuário queira pré-visualizar esse despacho, deve clicar no botão indicado em vermelho.

Quando o botão Pré-Visualizar é clicado, a seguinte tela aparece mostrando todas as informações preenchidas:

Depois de preenchido todos os campos obrigatórios, o usuário deve clicar em , conforme indicado em vermelho na imagem abaixo:

Após clicar no botão Continuar, a seguinte página contendo todos os dados que foram inseridos no processo será mostrada:

Se todos os dados estiverem corretos, clique em . Após clicar no botão Confirmar aparecerá uma mensagem de confirmação e todas as informações de seu processo, como mostrado na imagem a seguir.