A opção “Registrar Envio” de Documentos ou “Enviar” pode ser encontrada de duas maneiras:

• Através do Painel Administrativo; e
• Através do Painel de Módulos.

Para acessar pelo Painel Administrativo, o usuário deve clicar em “Protocolo”, depois em “Documentos”, e logo em seguida em “Enviar”, como é mostrado a seguir.

Ou no Painel de Módulos, clicar no Módulo de “Protocolo”, logo em seguida na aba “Documentos” e em “Registrar Recebimento”, como mostrado na figura a seguir.

O usuário quando clicar em “Registrar Recebimento” ou “Receber” terá duas opções para buscar o documento:

• Buscar pela caixa de buscas, usando informações do documento;
• Buscar pela lista de documento existentes na unidade.

Para encontrar utilizando a caixa de busca, o usuário deve preencher algumas informações sobre o documento e logo em seguida clicar em “Buscar” (indicado em vermelho).

Ou selecionar o(s) documento(s) na lista, clicando na caixa de seleção (indicada pela seta vermelha) e logo em seguida clicando no botão “Continuar” (indicado em vermelho).

Nesse passo, o usuário deve inserir a unidade (setor/departamento) de destino. Para isso, este pode estar digitando o nome da unidade (indicado pela seta vermelha, na imagem da página anterior) ou pode estar selecionando a unidade clicando no nome dela.

Para selecionar é preciso que o usuário, primeiramente, clique no ícone que está sendo indicado pela seta azul para abrir a lista de todas as unidades presentes no sistema.

O mesmo pode adicionar o tempo de permanência caso esse documento tenha um tempo médio estimado para permanecer na unidade de destino e também alguma observação.

O usuário também poderá incluir algum despacho relacionado ao documento clicando no ícone indicado pela seta.

O usuário também poderá incluir algum despacho relacionado ao documento clicando no ícone indicado pela seta.

Nessa tela o usuário deve incluir dados sobre o despacho, como: TIPO DE DESPACHO: pode assumir 4 tipos:

• Decisório: dá solução ao que foi submetido à autoridade e põe termo à questão;
• Ordinatório: apenas dá andamento ao documento;
• Interlocutório: não resolve a questão e transfere-a a autoridade hierarquicamente superior ou de outra unidade da repartição;
• Saneador: resolve falhas encontradas no andamento do processo.

PARECER:

• Favorável
• Desfavorável

PÚBLICO: determina se o despacho será visível por todas as unidades ou somente pela unidade em que tramita.

FORMA DE DESPACHO: indica se o despacho será informado manualmente (Informar Despacho) ou por via de um arquivo anexado referente a ele (Anexar Arquivo).

Para tipo de Despacho o usuário deve clicar na caixa de seleção (indicada pela seta) e selecionar o tipo de despacho pretendido. Como exemplo, foi selecionado o tipo Decisório.

Agora, o mesmo deve selecionar o Parecer do despacho, clicando nos ícones indicados pelas setas.

O usuário deve, agora, estabelecer se este despacho é público ou não clicando nas ícones indicados pelas setas.

O mesmo deve selecionar a forma do despacho clicando nos ícones indicados pelas setas. Lembrando, se usuário quiser digitar o despacho na caixa de texto, este deve selecionar “Informar Despacho” e caso queira apenas adicionar o arquivo, clica em “Anexar Arquivo”.

Se o usuário tiver clicado em “Informar Despacho” a seguinte caixa de texto deve ser preenchida com as informações sobre o despacho, clicando na mesma, conforme indicado pela seta. Caso tenha algum arquivo que queira adicionar a esse despacho, deve-se clicar no botão “Escolher Arquivo” e selecionar o arquivo. Caso o usuário queira pré-visualizar esse despacho, deve clicar no botão “Pré-visualizar” indicado em vermelho.

Quando o botão de “Pré-Visualizar” é clicado a seguinte tela aparece, mostrando todos as informações preenchidas.

Depois de preenchido todos os campos obrigatórios, o usuário deve clicar em cadastrar, conforme indicado em vermelho na imagem abaixo.

Após clicar em “Cadastrar” irá aparecer a mensagem de confirmação de cadastro.

O sistema irá redirecionar o usuário para página de adição de Unidade de Destino. Lembrando que esta já deve estar selecionada, conforme mostrado no “Passo 2”. O usuário deve agora somente clicar no botão “Enviar”, indicado na imagem a seguir.

Será mostrado a seguinte confirmação no topo da tela do sistema.

Concluindo, assim, o Registro de Envio (Saída) do Documento.