MÓDULO DE PROTOCOLO

O Sistema de Protocolos faz parte dos Sistemas Integrados de Gestão da UEMA (SIGUEMA). O objetivo é auxiliar a gestão documental na instituição, abrangendo o controle de Processos, Documentos e Comunicações Internas com informações de registro, conteúdo, tramitações e despachos.

A finalidade do Sistema de Protocolo é possibilitar o registro de processos de protocolo, documentos e Comunicações Internas, auxiliar operações básicas de autuação, despacho, tramitação entre unidades e arquivamentos.

Processo: é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. Ele reúne um conjunto de informações que tramitam por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no processo.

Documento: é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Também podem receber despachos e serem tramitados entre unidades.

Comunicação Interna (CI): é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas da UEMA, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Perfis Envolvidos

Os perfis disponíveis no SIGUEMA para as operações do Sistema de Protocolos são:

Administrar o Sistema de Protocolos: Permite ao usuário realizar operações administrativas no Sistema de Protocolos, incluindo realizar cadastro de classificação Conarq, tipos de documentos e tipos de processos, unidades para tramitação externa, cadastro de órgãos externos, além de operações mais restritas como reimpressão de etiquetas protocoladoras, cancelamento de juntadas e alteração de número de registro de processos externos.
Cadastrar Protocolo: Permite ao usuário realizar operações de cadastro de Processos e Documentos. O usuário consegue ainda gerar etiquetas protocoladoras, registrar ocorrências e despachos em documentos e processos, registrar juntadas e diligências de processos.
Enviar Protocolo: Permite ao usuário realizar operações de envio de Processos e Documentos. O usuário consegue tramitar Processos e Documentos que estão em sua unidade.
Gestor de Documentos: Permite ao usuário realizar o cadastro de memorando circular destinado a todos os grupos de destinatários. Demais usuários só conseguem cadastrar memorando circular para grupos de destinatários com permissões explícitas.
Gestor de Fluxo de Processo: Permite ao usuário realizar o cadastro de fluxos que serão seguidos por determinados tipos de processos. Processos de determinados tipos possuem um caminho comum de tramitação entre unidades, este caminho é denominado fluxo de processo ou workflow.
Procuradoria Jurídica: Permite ao usuário realizar o cadastro de informações em processos jurídicos. Estas informações são sigilosas em geral.
Receber Protocolo: Permite ao usuário realizar operações de recebimento de Processos e Documentos. O usuário consegue tramitar Processos e Documentos que foram destinados à sua unidade.
Cadastrador Processo Antigo: Permite ao usuário realizar o cadastro de processos protocolados antigos.

Manuais do Sistema

Aba Comunicação Interna

	Nome	Finalidade	Material de Apoio
1	Cadastrar Comunicação Interna	Permite realizar o cadastro de Comunicação Interna no sistema da Instituição.	Cadastro → Cadastrar Comunicação Interna
2	Cadastrar Comunicação Interna Circular	Permite cadastrar uma nova Comunicação Interna circular.	Cadastro → Cadastrar Comunicação Interna Circular
3	Alterar uma Comunicação Interna - CI	Permite a visualização e alteração de Comunicação Interna gravados no sistema e ainda não enviados, além do envio e/ou remoção dos mesmos.	Cadastro → Enviar/Alterar Comunicação Interna
4	Listar CI's Enviadas	Permite visualizar os detalhes das Comunicação Interna cadastradas no sistema da Instituição.	Consultas → Listar Enviados
5	Listar CI's Pendentes de Recebimento	Permite receber as Comunicação Interna enviadas para si, para sua unidade de lotação (de acordo com sua permissão de acesso ao sistema) ou para os grupos de destinatários dos quais participa.	Consultas → Listar Pendentes de Recebimento
6	Painel de Comunicação Interna	Permite verificar as Comunicação Interna recebidas, enviados e redigidos pelo usuário, além de enviar, encaminhar, alterar e/ou remover Comunicação Interna, entre outras funções.	Consultas → Painel de Comunicação Interna
7	Autenticar CI	Permite autenticar, ou validar, Comunicação Interna cadastradas no sistema da Instituição.	Autenticação → Autenticar Comunicação Interna

Aba Documentos

	Nome	Finalidade	Caminho no Sistema
1	Cadastrar Documento	Registrar documentos no sistema.	Módulos → Protocolo → Documentos → Cadastro → Cadastrar Documento
2	Cadastrar Ocorrência	Permite realizar o cadastro de ocorrências - ou observações - sobre um documento registrado no sistema da Instituição.	Módulos → Protocolo → Documentos → Cadastro → Cadastrar Ocorrência
3	Alterar Documento	Permite alterar os dados de um documento previamente cadastrado no sistema da Instituição.	Módulos → Protocolo → Documentos → Cadastro → Alterar Documento
4	Desclassificar Documentos	Permite desclassificar documentos de natureza sigilosa, ou seja, torná-los ostensivos, com o conteúdo aberto a todos da comunidade interna e externa	Módulos → Protocolo → Documentos → Cadastro → Desclassificar Documentos
5	Reclassificar Documentos	Permite reclassificar documento sigilosos, isto é, alterar o grau de sigilo de documentos sigilosos cadastrados no sistema da Instituição.	Módulos → Protocolo → Documentos → Cadastro → Reclassificar Documentos
6	Cadastrar Despacho	Registrar parecer da autoridade competente pela análise do documento.	Protocolo → Despachos Eletrônicos → Cadastrar Despachos De Documentos
7	Autenticar Despacho	Permite realizar a autenticação, alteração e/ou remoção dos despachos cadastrados no sistema para um determinado documento.	Despachos Eletrônicos → Autenticar
8	Registrar Recebimento	Registrar o recebimento de documentos enviados para a unidade do usuário.	Movimentação → Registrar Recebimento
9	Registrar Envio (Saída)	Enviar documentos para outra unidade.	Movimentação → Registrar Envio (Saída)
10	Arquivar Documento	Permite arquivar um documento, ou seja, impedir que ele sofra novas modificações.	Arquivo → Arquivar Documento
11	Desarquivar Documento	Possibilita desarquivar um documento previamente arquivado no sistema da Instituição.	Arquivo → Desarquivar Documento

Aba Processo

	Nome	Finalidade	Material de Apoio
1	Cadastrar Processo	Efetuar o registro de processos no sistema.	Cadastro → Cadastrar Processo
2	Cadastrar Processo Antigo	Realizar o cadastro de um processo antigo no sistema da Instituição.	Cadastro → Cadastrar Processo Antigo
3	Alterar Processo	Alterar informações básicas, interessados e peças de processos cadastrados no sistema.	Cadastro → Alterar Processo
4	Alterar Ecaminhamento	Permite alterar o encaminhamento de um processo previamente cadastrado, isto é, alterar a unidade de destino de um processo que foi enviado de uma unidade para outra, porém ainda não teve seu recebimento registrado no sistema da Instituição.	Movimentação → Alterar Encaminhamento
5	Cancelar Ecaminhamento	Cancelar o registro de envio de processos para um unidade incorreta	Movimentação → Cancelar Encaminhamento
6	Enviar	Enviar processos para outra unidade.	Protocolo → Processos → Enviar
7	Receber	Registrar o recebimento de processos enviados para a unidade do usuário	Protocolo → Processos → Receber
8	Despacho Eletrônico	Registrar parecer da autoridade competente pela análise do processo.	Protocolo → Processos → Despacho Eletrônico
9	Arquivar	Registrar o arquivamento de processos na unidade do usuário.	Arquivo/Cancelamento/Diligência → Arquivar Processo
10	Desarquivar	Registrar o desarquivamento de processos na unidade do usuário.	Arquivo/Cancelamento/Diligência → Desarquivar Processo
11	Solicitar Cancelamento	Registrar a solicitação de cancelamento de processos duplicados no sistema.	Arquivo/Cancelamento/Diligência → Solicitar Cancelamento
12	Anexar Documento	Incluir novas peças no processo.	Protocolo → Processos → Anexar Documento
13	Autuar Processo	Transformar documento em processo, no sistema.	Protocolo → Processos → Autuar Processo
14	Alterar Responsável	Permite alterar os responsáveis por um determinado processo cadastrado no sistema da Instituição.	Cadastro → Alterar Responsável
15	Cadastrar Ocorrência	Registrar informações corriqueiras sobre o andamento do processo.	Cadastro → Ocorrência → Cadastrar Ocorrência
16	Alterar Ocorrência	Permite atualizar os dados das ocorrências de um processo que foram previamente cadastradas no sistema da Instituição.	Cadastro → Ocorrência → Alterar Ocorrência
17	Cadastrar Fluxo	Permite cadastrar o fluxo padrão que deve ser seguido por um determinado tipo ou assunto de processo da Instituição.	Cadastro → Fluxo do Processo → Cadastrar o Fluxo do Processo
18	Desclassificar	Permite desclassificar processos de natureza sigilosa, ou seja, torná-los ostensivos, com o conteúdo aberto a todos da comunidade interna e externa.	Cadastro → Processos Sigilosos → Desclassificar Processos
18	Reclassificar	Permite realizar a reclassificação, isto é, a alteração do grau de sigilo de processos sigilosos cadastrados no sistema da Instituição.	Cadastro → Processos Sigilosos → Reclassificar Processos