O Sistema de Protocolos faz parte dos Sistemas Integrados de Gestão da UEMA (SIGUEMA). O objetivo é auxiliar a gestão documental na instituição, abrangendo o controle de Processos, Documentos e Comunicações Internas com informações de registro, conteúdo, tramitações e despachos.

A finalidade do Sistema de Protocolo é possibilitar o registro de processos de protocolo, documentos e Comunicações Internas, auxiliar operações básicas de autuação, despacho, tramitação entre unidades e arquivamentos.

• Processo: é o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. Ele reúne um conjunto de informações que tramitam por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no processo.

• Documento: é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Também podem receber despachos e serem tramitados entre unidades.

• Comunicação Interna (CI): é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas da UEMA, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.

Os perfis disponíveis no SIGUEMA para as operações do Sistema de Protocolos são:

• Administrar o Sistema de Protocolos: Permite ao usuário realizar operações administrativas no Sistema de Protocolos, incluindo realizar cadastro de classificação Conarq, tipos de documentos e tipos de processos, unidades para tramitação externa, cadastro de órgãos externos, além de operações mais restritas como reimpressão de etiquetas protocoladoras, cancelamento de juntadas e alteração de número de registro de processos externos.
• Cadastrar Protocolo: Permite ao usuário realizar operações de cadastro de Processos e Documentos. O usuário consegue ainda gerar etiquetas protocoladoras, registrar ocorrências e despachos em documentos e processos, registrar juntadas e diligências de processos.
• Enviar Protocolo: Permite ao usuário realizar operações de envio de Processos e Documentos. O usuário consegue tramitar Processos e Documentos que estão em sua unidade.
• Gestor de Documentos: Permite ao usuário realizar o cadastro de memorando circular destinado a todos os grupos de destinatários. Demais usuários só conseguem cadastrar memorando circular para grupos de destinatários com permissões explícitas.
• Gestor de Fluxo de Processo: Permite ao usuário realizar o cadastro de fluxos que serão seguidos por determinados tipos de processos. Processos de determinados tipos possuem um caminho comum de tramitação entre unidades, este caminho é denominado fluxo de processo ou workflow.
• Procuradoria Jurídica: Permite ao usuário realizar o cadastro de informações em processos jurídicos. Estas informações são sigilosas em geral.
• Receber Protocolo: Permite ao usuário realizar operações de recebimento de Processos e Documentos. O usuário consegue tramitar Processos e Documentos que foram destinados à sua unidade.
• Cadastrador Processo Antigo: Permite ao usuário realizar o cadastro de processos protocolados antigos.